Velbert ist der Sitz der Betreibergesellschaft 'Die Freizeitmacher GmbH'. Deswegen kommt dort Post an, die nicht nur für den Standort Velbert relevant ist sondern für die Gesellschaft insgesamt. Unter anderem vom Finanzamt, von den Krankenkassen und anderen Sozialversicherungsträgern, ggf. Gerichte etc. Daher ist es sehr wichtig, dass relevante Post schnell und lückenlos nach Köln weiter geleitet wird, wo die Geschäftsführung und die Buchhaltung ihren Sitz haben.
Seit Anfang Juli 2018 gehen wir systematisch wie folgt vor: die Post wird vor Ort entsprechend der 4 u.a. Kategorien sortiert und in Abständen von maximal 4 Tagen (d.h. nie mehr als 4 Tage zwischen zwei Aussendungen nach Köln) weitergeleitet.
- Müll. Was eindeutig dazu gehört (Werbung u.ä.) kommt einfach weg.
- Zum Verbleib in Velbert, bspw.:
- Korrespondenz mit der Verbraucherschutzbehörde bzgl. Hygienevorschriften in derGaststätte;
- Lieferscheine für Warensendungen, die in Velbert angekommen sind;
- Generell: Post die nur für den Standort Velbert relevant ist und bei der es mit Sicherheit nicht erforderlich ist, dass Kerstin (Buchhaltung) oder PF (Geschäftsführung) davon Kenntnis haben.
- Original per Post nach Köln, bspw.:
- Rechnungen;
- Belege, Quittungen;
- Briefe, die erkennbar einen vertraulichen Charakter haben (bspw. von Banken, oder explizit als 'vertraulich' markiert). In solchen Fällen bitte ein Foto vom Umschlag an PF schicken, er entscheidet dann, ob der Brief ggf. vor Ort geöffnet wird. Wenn nicht (oder wenn keine Antwort binnen 24h kommt), dann einfach ungeöffnet nach Köln weiterleiten;
- Tagesreporting für jeden Öffnungstag mit der Original-Unterschrift der verantwortlichen (Kasse + Lead-Guide);
- Generell: alles, was für Buchhaltung oder Geschäftsführung von Relevanz ist und aus formellen Gründen im Original im Kölner Büro vorliegen muss.
- Als Scan an Buchhaltung und Geschäftsführung: alles, wovon Buchhaltung oder Geschäftsführung Kenntnis haben müssen wobei entweder (i) das Original in Papierform nicht wichtig ist, oder (ii) eine schnelle Weiterleitung wichtig ist. Diese Briefe und Dokumente werden sauber gescannt, dann in den dafür eingerichteten Google Ordner abgespeichert: "00 Gescannte Post aus Velbert". Anschliessend bitte kurze Mail an pfmarteau@wald-abenteuer.de und an buchhaltung@wald-abenteuer.de schicken, Nur mit Betreff "Neue gescannte Post aus Velbert".
Eine Zugangsberechtigung für diesen Ordner haben: Dany, Nils, der Büro-Laptop in Velbert, der Kölner Buchhaltung-PC und PF. an Kerstin + mich (Korrespondenz mit Sozialversicherungen, Briefe von verschiedenen Ämtern usw).
Alle gescannten Belege werden in Velbert in einen Karton aufbewahrt, in chronologischer Reihenfolge. Jeder Stapel (alles, was an einem Tag gescannt wurde) wird zusammengetackert und handschriftlich mit dem Datum versehen, an dem es gescannt wurde. So kann man nach Bedarf Originale wieder finden - das wird allerdings hoffentlich kaum vorkommen.
In dieser Kategorie gehören u.a.:- Korrespondenz mit Sozialversicherungen (Krankenversicherungen; Rentenversicherung; Genossenschaften; Minijob-Zentrale, etc.);
- Briefe von verschiedenen Ämtern (Kreisverwaltung, Gemeindeverwaltung, etc.)
Wenn man nicht sicher ist: im Zweifel Kategorie 4. In der Regel ist die Zuordnung eindeutig, d.h. ein Dokument kommt nur in eine Kategorie. Es gibt nur wenige Ausnahmen:
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ("Krankenscheine") gehören zu (3) und (4), werden also sowohl als Scan als auch per Post verschickt. Das liegt daran, dass sie unbedingt vor der Gehaltsabrechnung des jeweiligen Monats angegeben werden müssen, und gegen Monatsende ist die Zeit zu knapp für Postzustellung.